Tuesday, January 3, 2017

Registre des dépenses : gratuit en google sheet (excel)

Bon 2017 ! J'ai un cadeau pour vous pour commencer l'année! Un registre des dépenses... que j'appelle affectionneusement mon GL.

Je l'ai monté en google sheet car au travail on veut que j'utilise ça alors pour me faire la main....  mais vous pouvez l'utiliser en Excel aussi. Vous pouvez le conserver localement sur votre ordinateur, ou le mettre sur votre Google Drive en ligne (espace de stockage avec outils de type word, excel, gratuit en ligne avec un compte gmail).

Voici le lien pour le télécharger (vous devez en prendre une copie) : Registre des dépenses GL

Le lien vous mène à une copie public en lecture seule. Pour avoir votre copie à vous à modifier, vous devez :

Si vous avez un compte google (gmail) vous pouvez simplement cliquer sur File > Make a copy et vous aurez votre propre copie éditable dans votre google drive. C'est l'idéal je crois ainsi vous avez votre registre des dépenses facilement accessible de partout car il est dans le cloud.

Sinon vous pouvez le télécharger en Excel , pour cela cliquez sur File > Download As... > Microsoft Excel

UTILISATION

Pourquoi faire ça?  Pour réaliser où va notre argent. Pour ma part, je le remplis à tous les jeudi, jour de paye. Ça me permet de faire un mini bilan de la semaine et de constater si on a été raisonables ou pas. Les statistiques qui en découlent sont très utiles. On peut voir quel mois est le plus coûteux...  Voir si on fait mieux que l'an dernier...  Atteindre des objetifs. Faire une prise de conscience.  Avec les années, on accumule ces fichiers et on peut avoir accès aux dates d'achats des produits dans la maison...  Quel âge a le frigo?  On fait une recherche et on le sait et on voit le prix payé, etc...

Aussi... ce n'est pas un budget!  Dans un budget, on détermine à l'avance un montant alloué pour une catégorie et on tente de ne pas la dépasser....  je trouve que c'est trop restrictif. Mettre les choses en silo, regarder trop proche un arbre empêche d'admirer la forêt. J'aime mieux évaluer tout en bloc, entrées d'argent - sorties d'argent pour un mois, peu importe les catégories. Je veux pas me dire j'ai 575$ pour l'épicerie ce mois-ci et faire sans cesse des calculs pour m'assurer qu'il m'en reste la dernière semaine du mois....

INSTRUCTIONS 

Le fichier contient un onglet pour chaque mois de l'année, un onglet TOTAL et un Modes. Vous devez inscrire toutes les dépenses et entrées d'argent dans le mois correspondant.

Indiquez l'initiale de la personne qui a fait la transaction, le chiffre du jour, choisir la catégorie, inscrire une description (j'aime y mettre le nom du fournisseur, magasin, resto..) , choisir le mode de paiement, puis inscrire le montant dans la bonne colonne : retrait pour une dépense et dépôt pour une entrée d'argent.


Vous pouvez inscrire 54 transactions par mois. Ça m'a toujours suffit...  Si jamais vous manquez de ligne, pensez à en additionner deux ensemble, par exemple deux achats de Gaz, les mettre sur la même ligne.  Vous ne pouvez pas tout bonnement insérer de nouvelles lignes, car tous les calculs pour les totaux et graphiques ne fonctionneront plus.

Vous remarquerez qu'à la ligne 57 se trouve un total des retraits et dépôt et la différence entre les deux.  Idéalement, votre différence devrait rester positive (vous devez avoir encore de l'argent à la fin du mois et non tomber en crédit).

Sous ce tableau mensuel se trouve le graphique de vos dépenses du mois. C'est un diagramme à bandes qui liste les catégories et montre leur total pour le mois. On voit ainsi en un coup d'oeil le secteur de dépense le plus élevé.

Ce ne sont pas les seuls calculs qui se font automatiquement. Si vous vous déplacez à l'onglet TOTAL vous y verrez un tableau qui présente le total de chaque catégorie pour chaque mois. On voit rapidement les fluctuations dans le temps. On peut se donner des défis d'avoir une case vide par trimestre pour les restos par exemple...

Sur l'onglet TOTAL il y a aussi le graphique à bande des totaux de l'année au complet.

Les catégories

Dans l'onglet TOTAL, la colonne A contient le nom des catégories utilisées partout dans le fichier.
Les catégories en beige de A2 à A23 sont les 21 catégories que vous pouvez utiliser pour les dépenses. Il est bien possible que mes exemples ne vous conviennent pas. Disons que vous n'avez pas d'enfants, vous ne voudrez pas la catégorie "Garderie".  C'est tout simple, vous n'avez qu'à changer le mot là pour celui qui fera votre bonheur, disons "Golf" ;)

Les noms de catégories que vous écrivez ici seront ceux qui apparaîtront dans les listes déroulantes des mois et dans les graphiques.


Il y a 3 catégories vertes aux cases A24 à A26.  Ce sont les catégories pour les entrées d'argent. Celles-ci font leurs sommes avec la colonne Dépôt des onglets par mois. Vous pouvez aussi les renommer.  Ces catégories n'apparaissent pas dans les graphiques.

À mesure que vous remplirez le fichier avec vos transactions, vous verrez magiquement les chiffres se calculer partout.

Les modes de paiement

J'ai créé un onglet séparé pour spécifier les modes de paiement de vos transactions. C'est l'onget "Modes".  Vous pouvez les entrer dans les cases vertes et elles vont apparaîtrent dans les listes déroulantes des transactions.












Dans les onglets par mois, il y a à droite un petit tableau pour voir l'argent disponible au total pour la famille. Je ne peux pas le calculer automatiquement. Il n'est pas obligatoire à remplir, mais je l'apprécie. J'ai prévu que vous avez un compte conjoint, un compte personnel pour madame et un pour monsieur.  J'ai prévu aussi une carte de crédit.  Vous n'avez qu'à saisir le total de chacun de ces comptes pour voir le total d'argent disponible pour votre maisonnée. J'ai aussi vis à vis la ligne carte de crédit, inscrire le numéro de confirmation de mon paiement. Ça me rappelle si j'ai déjà payé le compte ce mois-ci ou non.

Au début d'une nouvelle année, j'aime faire une copie du fichier puis le vider en effaçant les transactions dans chaque mois pour créer un nouveau fichier vide pour la nouvelle année. Par contre, il y a des lignes que je n'efface pas. Par exemple, je n'efface pas la ligne du paiement de mon permis de conduire. Comme ça arrivé à ce mois là, je vois tout de suite que cette dépense arrive! C'est comme des petites notes que je me suis laissées pour m'avertir des transactions annuelles à prévoir. Je n'aime pas les paiements répartis mensuellement, alors j'ai un mois précis pour le paiement de l'assurance maison, pour le paiement du cours de musique ou bien le transfert vers le REEE. J'aime me rappeler quand ont lui ces choses... changements de pneus d'hiver, etc..

J'espère que vous adopterez mon fichier GL et que vous aimerez son utilisation. Je l'ai voulu simple. Évidemment, si vous avez des connaissances dans Excel / Google sheet, vous pouvez le modifier, ajouter d'autres graphiques à votre guise.

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